Svenska forskare har studerat hur ledarskapet förändrades när 33 chefer började arbeta i aktivitetsbaserade kontor, utan fasta platser. Resultatet visar att de nya kontoren förändrar ledarskapet och kan skapa stress.

– Chefer riskerar att blotta känsliga ärenden och att bli störda hela tiden, säger Anita Pettersson-Strömbäck, lektor vid institutionen för psykologi vid Umeå universitet och en av forskarna i studien. 

Öppna flexkontor gör chefens svåra samtal synliga

Många chefer hon studerat tycker att bristen på diskretion är ett stort problem. De kände att de ledde som ”på en scen” i det öppna flexkontoret.  

– Om chefen Julia behöver prata med Romeo om något konfidentiellt ärende syns det när chefen hämtar honom. Att bara stänga dörren om sig går inte längre, säger Anita Pettersson-Strömbäck. 

Strategierna: annan våning – eller jobba ikapp hemma

Synligheten i ett öppet landskap gör det också svårt att jobba med medarbetarärenden på datorn bredvid dem det gäller. För att lösa problemet hade cheferna olika strategier. Vissa gömde sig längst bort på ett annat våningsplan. Andra brukade jobba över hemma på kvällen.

– Då finns det en risk att det blir väldigt gränslöst arbete, säger Anita Pettersson-Strömbäck

Svårare stötta anställda med särskilda behov

Cheferna uttryckte att de hade fått svårare att stötta medarbetare med särskilt behov av mer avskildhet, eftersom de inte hade mandat att ordna enskilda rum. 

De berättade också om svårigheter att lyfta sina problem med sina överordnande.

Chefer pressas att vara lojala med beslut som skaver

– Man upplevde krav på att vara lojal med beslut från arbetsgivaren. De var tvungna att försvara ett organisatoriskt beslut som de egentligen inte stod för. Det blev ett skav och ett moraliskt dilemma. 

Vad behöver chefer få för stöd när de ska börja jobba aktivitetsbaserat?

– De måste kanske köpa konceptet, men de behöver få lyfta vad som inte blir bra utan att betraktas som illojala. Det är inte bara ett fastighetsprojekt. Du måste ha ett jättebra teknikstöd, digitala rutiner och prata spelregler. Man måste verkligen tänka sig för och stödja cheferna i det här. 

Forskaren: Egna platser i flexkontor är inget problem

De flesta på aktivitetsbaserade kontor hittar ”egna” platser och sitter gärna ihop med sina team. Det tycker Anita Pettersson-Strömbäck inte är ett problem.

– Vi är sociala djur och vi behöver ha trygga, pålitliga relationer till andra. I de fall man inte sitter ihop finns det en risk att man känner mindre gemenskap.

Cheferna får jobba mer för gemenskapen

En del chefer ser till att ha incheckning varje måndag och utcheckning med fika varje fredag. 

På samma sätt som distansarbete kan flexkontor göra det knepigare som chef att se alla i gruppen. Det är svårare att upptäcka medarbetare som mår dåligt eller inte levererar. 

Samtidigt tycker Anita Pettersson-Strömbäck inte man ska döma ut metoden. Flexkontor behövs för att spara på resurser och stora kontorslandskap med fasta platser är ännu sämre för arbetsmiljön, enligt studier.