Hoppa till huvudinnehåll
Ledarskap

Chefers höga arbetsbelastning missas

Tidspress, hög arbetsbelastning och många medarbetare. Så ser verkligheten ut för många av landets mellanchefer. Trots det glöms chefernas arbetsmiljö ofta bort.
Ola Rennstam Publicerad 27 september 2018, kl 09:35
Colourbox
Colourbox

Arbetsmiljöverket har under tre år inspekterat chefers arbetsmiljö och träffat drygt 1 300 personer i ledande ställning. Resultatet visade att många chefer är stressade av hög arbetsbelastning och krav på att leverera resultat. Blir någon i gruppen sjuk eller slutar tar rekryteringen av nya medarbetare mycket tid och situationen får ofta lösas med befintliga resurser.

Trots problemens omfattning visar Arbetsmiljöverkets tillsyn att arbetsgivarna saknar rutiner för att följa upp chefernas situation, nästan samtliga inspekterade arbetsplatser fick krav på att åtgärda brister.

Den treåriga tillsynsinsatsen gällde chefer inom vård och omsorg men bristerna i chefernas arbetsmiljö är ett bekymmer över hela arbetsmarknaden, enligt Unionen.

– Resultatet stämmer överens med situationen för chefer i privat sektor. En undersökning från Unionen visar att cheferna upplever utmaningar med att hinna med – och ofta finns det ett tydligt samband med antalet möten man har per dag, säger Robert Boronkay, ansvarig för Unionen chef.

Just mellanchefer är extra utsatta och tampas med särskilda utmaningar. De får direktiv från sina chefer som de måste driva igenom hos sina underställda. Det kan leda till motstridiga lojaliteter och krav från de olika grupperna, vilket i sin tur kan leda till konflikter och i förlängningen ohälsa. En studie från Columbia University och University of Toronto konstaterar att mellanchefer oftare lider av depression och ångest än anställda som befann sig högre upp eller lägre ner i hierarkin.

Enligt Unionens undersökning anser två av tre chefer att möten de deltar i är onödiga, var tredje tycker inte att de har tid eller resurser för att skapa en bra arbetsmiljö, och hälften har ibland eller ofta ”söndagsångest”. Men det finns ljusglimtar:

– Det kan låta som att cheferna är väldigt missnöjda – men det är inte så enkelt. Rollen ger möjlighet till frihet och påverkan som gör att sex av tio chefer ändå upplever att de just nu har sitt drömjobb, säger Robert Boronkay.

Arbetsmiljöverket efterlyser en ordentlig introduktion för chefer som börjar på en arbetsplats eller för dem som kommer tillbaka efter en längre föräldraledighet. Myndigheten pekar också på behovet av att inkludera chefernas egen arbetsmiljö i skyddsronderna. Det är sällan som någon tittar på deras fysiska eller organisatoriska arbetsmiljö såsom arbetsrum, skrivbord, belysning eller arbetsbelastning.

Ledarskap

7 vägar till hjärnsmart ledarskap

Strukturerade arbetsdagar, pauser och ett psykologiskt tryggt arbetsklimat. Här är sju sätt att skapa en effektiv arbetsplats där medarbetarnas hjärnor trivs.
Publicerad 3 maj 2024, kl 06:04
Hjärnsmart. En kvinna håller upp en skylt med en tecknad hjärna på. Glad.
Med en hjärnsmart arbetsmiljö skapas förutsättningar för större kreativitet och mer välmående medarbetare. Foto: Colourbox.

Värna psykologisk trygghet i gruppen

Vi jobbar som bäst när vi känner oss trygga och sedda, i ett accepterande arbetsklimat. Ett sätt att uppnå det är att mjuka upp hur ni kommunicerar och ställer frågor. Som chef kan du börja veckomötet med en runda där alla får berätta om sina uppgifter i stället för att fråga om det är någon som behöver hjälp. Det visar att du förutsätter att alla ibland behöver ett bollplank.
 

Minska bruset

Ljudbrus och visuellt brus stör vår koncentration. Det kan vara kollegor som pratar om helgen eller någon som rör sig vid skrivbordet mittemot. Skapa arbetszoner anpassade för olika arbetsklimat, där medarbetarna kan välja mellan att jobba ostört eller i miljöer där man kan prata i grupp. Investera i särskilda bås för telefonsamtal och i headset av god kvalitet om avskildhet inte är möjlig på kontoret.
 

Utnyttja solljuset

Hjärnan är oftast som mest fokuserad på morgonen och förmiddagen. Börja dagen med uppgifterna som kräver mest fokus. Spara rutinmöten och mejlkorgen till eftermiddagen. Solljus gör oss produktiva så sitt gärna nära ett fönster och jobba. Uppmuntra medarbetarna att gå ut en sväng under lunchen.
 

Dela upp dagen efter uppgifter

Småjobbar du konstant utan att bli riktigt färdig? Hjälp hjärnan genom att gruppera uppgifter som kräver liknande fokus i olika sjok. Dela upp dagen i två timmar med mejlande och mötesbokning, två timmar fokuserat idéarbete och två timmar administrativt jobb. Eller använd pomodorometoden med fokuserat arbete i 25 minuter följt av 5 minuters paus. Till större projekt: avsätt hela dagar till en sak, ge dig och medarbetarna tid att kläcka de bästa idéerna och hinna tänka färdigt.
 

Skapa stunder utan pling

Mobilen och mejlaviseringar är stora fokustjuvar. Våra hjärnor älskar notiser, de ger oss dopaminkickar som gör det svårt att avstå frestelsen att kolla vad som plingade. Sätt gemensamma och tydliga riktlinjer för när och hur ni ska använda mobiler eller mejl på jobbet. Testa att ha några bestämda timmar där ni kollektivt loggar ut från mejlen och lägger undan telefonen för att lägga allt fokus på de mest koncentrationskrävande uppgifterna. Som chef är det viktigt att vara drivande och stöttande i detta – det kan vara svårt som medarbetare att själv bestämma om och när man ska låta mejlen vara.
 

Var ett föredöme

Det är viktigt att visa att även du som chef kan stressa ned och ta paus. Skapa en trygg social miljö genom att prata med dina kollegor och visa att du är intresserad av att lära känna dem. Boka in föreläsare som visar hur man stressar ned med hjälp av andning eller meditation.
 

Ta hjärnpauser med bra kvalitet

Hjärnan mår inte bra av att vara påslagen åtta timmar i sträck. Det gör oss mindre kreativa och fokuserade och ger sämre sorterings- och prioriteringsförmåga. Då och då behövs en hjärnpaus – utan stimuli för hjärnan. Det kan räcka med att bara sitta och glo i tomma intet en stund för att hjärnan ska få vila, eller att ta med kaffekoppen till ett fönster och titta ut. Flera regelbundna hjärnpauser kan läggas in under dagen. Det kan låta ineffektivt, men det är precis tvärtom!

Källa: Gabriella Ringvall, förändringsledare, arbetsplatsstrateg och föreläsare.

Text: Vera Viksten.