• 257 olästa mejl och rörigt i mapparna på datorns skrivbord? Foto: Colourbox

5 tips för ordning & reda

Publicerad 5 mars 2019, kl 13:56

Många lider av IT-stress. Ibland handlar det om att tekniken strular, men lika ofta beror det på att man inte arbetar strukturerat och inte hittar i sitt material. Här är fem knep som spar tid och frustration.

1. RENSA

Se över vilka digitala verktyg du har och fundera över vilka du verkligen behöver. Ta bort allt onödigt som distraherar och riskerar att störa dig i ditt arbete. Det kan exempelvis handla om gamla filer som ligger och skräpar eller notifieringar som poppar upp på skrivbordet. Stäng också av ljudeffekter på datorn. På så vis undviker du att störas och stressas över nya mejl som trillar in och personer som söker dig på chatten.

2. ANVÄND MÖJLIGHETERNA

Det finns ett antal standardprogram som underlättar det vardagliga IT-livet. Exempelvis digitala post-it-lappar på vilka du snabbt kan skriva ned en kom ihåg-lista eller något annat som plötsligt dyker upp. Eller mejl- och kalenderprogram som Outlook. Rätt utnyttjad kan kalendern bli en stor hjälp för den som har många järn i elden.

3. EFFEKTIVISERA

Lägg inte tid på rutinuppgifter som du utför återkommande, exempelvis att besvara liknande frågor om och om igen. Här finns smarta digitala tjänster att ta hjälp av. En sådan är textbanken Textexpander där du kan samla texter som du skickar återkommande.

4. PRIORITERA

Vissa saker bör vara mer lättillgängliga än andra. Sådant som du arbetar med dagligen kan med fördel ha en genväg på skrivbordet. Andra saker, som avslutade projekt och annat som du inte behöver lika ofta, kan lämpligen placeras i en molntjänst. Då kan du komma åt dem var du än befinner dig och riskerar heller inte bli av med dina filer.

5. ORGANISERA

Se till att din mejlbox inte bara blir ett lagringsutrymme. Det kan du göra genom att skapa ett mappsystem för olika områden eller projekt, så att du enkelt kan placera inkommande mejl på rätt plats. Ett sätt att tänka när du skapar dina mappar kan vara att utgå från det system du skulle använda om det hade handlat om ett fysiskt mappsystem. Se bara till att det inte blir svåröverskådligt på grund av för många mappar. Det går ofta även att ställa in mejlboxen så att man aktivt måste markera ett mejl som läst, annars förblir det oläst. Det gör att man inte glömmer bort att svara och följa upp mejl lika lätt.

Fotnot: Tipsen är inspirerade av bland annat minimalisterna.se och David Stiernholm.

Niklas Hallstedt
Niklas Hallstedt
[email protected]
Lediga jobb
  • Läs även...

    Dålig hörsel kan vara fraktur

    Nej – stoppa inte fingrarna i örat när kollegan börjar tjattra eller chefen mal på om sina barn. En ny svensk studie visar att det kan leda till hammarfrakturer och hörselskador.

  • Läs även...

    Arbetsmiljön brister i alla branscher

    Stress och arbetsbelastning är det viktigaste området att arbeta med på arbetsplatserna. Det visar sig när arbetsmiljöombuden ute på arbetsplatserna berättar hur det står till ute på arbetsplatserna.

  • Läs även...

    Mugg och mellis i ett på framtidens kontor

    I framtiden kan arbetsgivarna spara in på fruktkorgarna på jobbet. Som anställd får du kanske hålla tillgodo med att äta engångsmuggen kaffet kommer i – den kan dock vara gjord av äppelskruttar och apelsinskal.

Nyhetsbrev

Prenumerera

Håll dig uppdaterad med färska nyheter från Kollega.