Är inkorgen på jobbet ständigt så full att du känner dig jagad och frusterad? Då kan det vara läge att införa en policy för e-post. Det har man gjort på Volvo Personvagnar. Resultat: Nöjda medarbetare, med en timmes ökad produktivitet i veckan.
Att större företag har en mejlpolicy är inte ovanligt. Det kan till exempel handla om att man inte bör mejla utanför kontorstid och vilken ton man ska hålla. Men Volvo Personvagnar har tagit det hela ett steg längre.
Företagets kommunikationsavdelning fick klart för sig att många medarbetare blev frustrerade och stressade av det flitiga mejlandet. Det konstaterades snabbt att det inte fanns några enhetliga regler kring e-posten, som ju samtidigt är ett omistligt verktyg i arbetet.
Medarbetarna tyckte att de fick alldeles för många interna mejl – inte minst kopior – och att de ofta var otydligt formulerade. Man förstod helt enkelt inte vad man förväntades göra eller svara.
– Dessutom var det vanligt att de som fick ett otydligt mejl skickade ett svar och tyckte att saken då var ur världen, vilket skapade en ännu större mängd, berättar Petter Halling, som vid den här tiden jobbade på kommunikationsavdelningen, för Chefstidningen.
För att policyn inte bara skulle bli ett påbud uppifrån ledningen höll man en workshop med hundratal medarbetare. Det gjorde att man kunde skapa en policy som verkligen utgick från det som medarbetarna upplevde.
– Det tror jag var avgörande för att det blev en acceptans för de nya reglerna, säger Petter Hallin.
Dessutom fick alla medarbetare på Volvo PV utbildning i policyn, som kom att uppskattas. Även av företaget, som märkte av en timmes ökad produktivitet i veckan – per medarbetare!
Volvo PV:s e-postregler
* Varje mejl inleds med ”For your information” eller ”For your action”, för att undvika otydliga förväntningar på mottagaren.
* Har man ett jobb där man inte sitter vid datorn dagarna i ända är det acceptabelt med en svarstid på 24 timmar. Arbetar man med datorn är två timmar rimligt.
* Hellre många korta mejl än färre men långa och otydliga.
* Hellre ett mejl per ärende än flera ärenden i ett mejl.
* Tydliga ämnesrader.
* Undvik onödiga mejl. Man måste till exempel inte tacka för ett mejl.
* Chefer får inte bara vidarebefordra mejl, de måste analysera och peka ut det som är relevant för mottagaren.
Arbetsmiljöverket riktar kritik mot Apotek Hjärtat på Arvika sjukhus efter en anmälan från skyddsombud om stress. Foto: Naina Helén Jåma/TT/Bertil Ericson/TT.
Kollega har berättat om Unionens medlemmars kritik mot stressen i arbetsmiljön på apotek. Men bara ett fåtal anmälningar, så kallade 6:6a, har skickats in till Arbetsmiljöverket av Unionens skyddsombud senaste åren.
Varför anmäler ni inte arbetsmiljön oftare om den är bristande?
– Vi vill främst försöka att lösa problemen tillsammans med vår arbetsgivare. Men om vi inte kommer någonstans i våra försök att få till förbättringar kontaktas Arbetsmiljöverket, säger Per Skoglund, Unionens riksklubbordförande på Apoteket AB.
Stephanie Nielsen, Unionens nya klubbordförande på Kronans apotek, tror att facket historiskt arbetat på ett annat sätt inom apoteksbranschen.
Lena Svensson, riksklubbordförande på Unionen, har själv gjort några anmälningar till Arbetsmiljöverket genom åren. Men hon upplever att det sällan lett till särskilt mycket.
– Jag upplever Arbetsmiljöverkets regler som fyrkantiga, säger hon.
I höstas anmälde hon, ihop med Sveriges Farmaceuters skyddsombud på Apotek Hjärtat, arbetsmiljön på tre olika apotek i Arvika.
Medarbetarna upplevde stress, oro, kommunikationsbrister, ändringar i schemat, hög sjukfrånvaro och många medarbetare som sa upp sig enligt anmälan. Anställda kunde inte släppa jobbet när de inte var på plats och hamnade i ett stand-by-läge över att bli uppringda av chefen.
Fallet ledde till inspektioner, men anmälan lades ner i april på två av apoteken efter beslut av Arbetsmiljöverket.
Lös problemen - eller riskera vite
På apoteket vid Arvika sjukhus har myndigheten däremot lagt ett förslag om föreläggande om åtgärder. Senast 21 juni ska arbetsgivaren ha redovisat hur man lyckats lösa problemen. Annars riskerar de vite.
Anders Ringqvist. Foto: Privat
Enligt Arbetsmiljöverkets sektionschef Anders Ringqvist måste anställda på apoteket få veta vilka uppgifter de ska utföra, vilka resultat de ska uppnå och hur de ska arbeta.
– De ska få veta vilka prioriteringar de ska göra när tiden inte räcker till och vem de kan vända sig till för att få stöd och hjälp samt vilka befogenheter de har att bestämma över arbetsuppgifterna, säger han.
Han beskriver att ärendet handlar om tapp på personal och ledarskap.
– Den största bristen här är att man inte tänkt till före som arbetsgivare. Man har skyldighet att se och förebygga risker, både hårda och mjuka, som: Vad händer om en chef blir sjukskriven?
Anders Ringqvist förklarar också varför myndigheten beslutade att lägga ner anmälan mot de två andra apoteken i Arvika:
– Vi har valt att gå dels till avslag, dels till avvisning. När det blir avslagbedömer vi att det här finns inom vår lag för tillsyn, men vi anser att den brist skyddsombudet tagit upp inte är befogad eller att arbetsgivaren redan har vidtagit åtgärder.
Arbetsmiljöverkets krav och skyddsombudets ansvar
Anledningen till att myndigheten avvisar anmälan handlar ofta om hur den är skriven. De kan avvisa ett helt ärende eller delar det där arbetsmiljölagen inte kan användas.
– Till exempel kan vi inte bestämma antalet arbetstagare på en arbetsplats eller vilka dagar apoteken ska hållas stängda, säger Anders Ringqvist.
Vad säger du till de som upplever Arbetsmiljöverkets regler som fyrkantiga?
– Som skyddsombud har man ett stort ansvar att förstå hur en 6:6a-anmälan framställs. Man behöver utbilda sig i hur den ska formuleras. Det är inte lätt.
Han tipsar om att ta hjälp av fackliga råd och företagshälsovården. Skyddsombud ska använda ett nytt formulär på Arbetsmiljöverkets hemsida som är tänkt att underlätta.
Det kan också vara en poäng att även lyfta in chefens arbetsmiljö i anmälan tipsar han:
– Chefen ska kunna prioritera och leda arbetet. Det är ett väldigt vanligt problem att chefen inte har tillräcklig kompetens eller förutsättningar för att klara av sitt arbete.
Hur ser du på apoteksbranschens arbetsmiljö i stort?
– En tanke är att ökade vinstkrav leder till att man slimmar en organisation. Apotek har blivit en starkt konkurrensutsatt bransch. Att jobba med arbetsmiljöfrågor kostar både i tid och kompetens. Det är dock ett lagkrav som inte kan prioriteras bort.
Apotek Hjärtats HR-chef Per Bergman vill inte kommentera ärendet på Arvika sjukhus eftersom det är pågående.
