Annons
  • Foto: Colourbox

Lär dig tala med chefen

Publicerad 11 mars 2017, kl 09:17

Bristande feedback, mobbning, föräldraledighet eller att inte känna sig sedd. Hur ska du ta upp knepiga ämnen med chefen på bästa sätt? Här är några användbara tips på hur du gör dig förstådd utan att det behöver leda till konflikt. Och hur du som chef kan bidra till ett konstruktivt samtal.

Grunden till ett konstruktivt samtal är att inse att det ofta inte finns något rätt eller fel i människors synpunkter. Det gäller att vara öppen för olika perspektiv och lyhörd för att det finns andra sätt att se på saken än ditt eget. Att undvika anklagelser och att skuldbelägga är också nödvändiga förutsättningar för att det ska kunna uppstå en fruktbar diskussion.

Det menar Anders Engquist som är legitimerad psykolog och filosofie doktor i pedagogik. Han har under många är specialiserat sig på kommunikation och har dessutom skrivit ett tiotal böcker, som exempelvis används på universitet och högskolor, bland annat ”Förstånd, missförstånd: Samtalsmetodik för arbetslivet”.

Anders Engquist framhåller att det inte finns något universalmedel för att skapa konstruktiva samtal och en god kommunikation. Det skiljer sig mellan tillfälle, situation och framför allt mellan vilka personer som är inblandade.

– Vi människor är olika, med skilda kunskapsnivåer och mognadsgrad. Men en tumregel är att skapa ett samtalsklimat där båda parter känner att de har kontroll och att inte någon befinner sig i underläge, förklarar han.

 

Lösning på 5 knepiga situationer

Här ger Anders Engquist sina synpunkter på hur du konstruktivt kan tackla några vanliga situationer där det ofta kan kännas svårt att prata med chefen.

1. FRÅGA: Jag känner mig inte sedd och saknar uppmuntran från min chef. Visserligen jobbar jag på men skulle behöva feedback för att känna mig mer motiverad. Chefen är oftast stressad och har inte tid. Hur ska jag kunna framföra det här på bästa sätt?

SVAR: Be om en tid för ett enskilt samtal. Inled det med att du skulle vilja ha chefens syn på din professionella framtid. Säg att du gärna vill ha synpunkter på vad du gör bra och vad du bör utveckla. Ställ uppföljningsfrågor, be din chef att konkretisera om du får vaga eller generella svar. Då kan du förhoppningsvis få den feedback du behöver. Undvik att fälla omdömen om hur du ser på chefens sätt eller person i övrigt. Berätta i stället om något du uppskattar hos chefen som avslutning på samtalet. Om du inte har något positivt att säga tacka för samtalet.

 

2. FRÅGA: Jag har nyligen fått ett nytt jobb. Nu står det lite överraskande också klart att jag ska bli förälder och därmed snart föräldraledig. Det är roligt men samtidigt känns det som om jag sviker chefens förtroende. Jag funderar på att ta på mig extra uppgifter för att kompensera ”sveket” och visa min goda vilja. Hur ska jag presentera min kommande föräldraledighet på bästa sätt för att chefen inte ska bli besviken på mig?

SVAR: Det finns inget annat sätt än att meddela nyheten för din chef. Berätta att du inte visste att du skulle bli förälder vid anställningstillfället, att du känner vånda och har förståelse för att det kanske uppstår svårigheter på arbetsplatsen. Men lägg krutet på att be om din chefs synpunkter på om ni tillsammans kan lösa eventuella problem som din föräldraledighet medför. Hur din chef sedan reagerar kan du inte råda över. I bästa fall löser ni det hela i bästa samarbetsanda

 

3. FRÅGA: Min chef är lynnig och har ständiga humörsvängningar. När jag vill diskutera mina arbetsuppgifter måste jag hela tiden stämma av vilket humör chefen är på för att se om det är rätt läge. Hur ska jag tackla min oförutsägbara chef?

SVAR: Med en sådan person är det dessvärre du själv som får stå för stabiliteten. Det förutsätter också att du är säker på vad du vill åstadkomma och säga. Annars är risken stor att du dras med i destruktiva återvändsgränder, försätter dig i kamp och konflikt. Skriv upp några punkter som du vill framföra innan ni samtalar. Att träna avslappning, särskilt att andas med magen, kan också vara bra.

Storbritanniens legendariska premiärminister Margaret Thatcher tog fasta på tre råd när det gäller att framföra ett budskap:

1. Tala lugnt och medvetet (gå inte upp i falsett).
2. Ta upp max tre saker per samtal.
3. Sitt stadigt och lätt lutad tillbaka på stolen och ha fötterna väl förankrade i golvet.

Den som lyckas med det kan bidra till att samtalspartnern går ned i varv och medvetet eller oftast omedvetet följer ditt lugna sätt att agera.

Läs mer: Hellre elak än lynnig chef

 

4. FRÅGA: Jag har en kollega som blir mobbad och är kontorets skämt. Chefen verkar inte se det hela. Jag tycker stämningen är obehaglig. Hur ska jag berätta om mobbningen utan att anklaga chefen?

SVAR: Tala med din chef och beskriv hur du ser på saken. Ta gärna hjälp av en HR-person också. Berätta också att du tycker att stämning på arbetsplatsen blir dålig på grund av mobbningen. Fråga om ni tillsammans kan lägga upp en strategi för att komma till rätta med problemet.

 

5. FRÅGA: Min chef är så negativ. Ingen av oss anställda får någonsin höra att vi gör bra saker. Vi får bara kritik. Hur ska jag ta upp det här så att det blir konstruktivt för både mig och chefen?

SVAR: Se mitt svar på fråga 1. Använd dig av samma taktik och boka ett samtal där du ber om chefens synpunkter på dina insatser. Uppmana gärna dina kolleger att göra likadant. Dessutom skulle ni kanske ha nytta av en temadag eller konferens under ledning av en utomstående person. Syftet med en sådan aktivitet är att alla inklusive chefen får feedback på vad som är bra och vad som kan bli bättre.  I en bok ”Liten handbok för utbildare” har jag beskrivit detta närmare och även gett förslag på andra aktiviteter för att utveckla kommunikation och relationer.

 

Och så här gör du som chef för att samtalen ska bli bra

Öppenhet, tydlighet, ömsesidighet och respekt. I stort sett är det samma sak som gäller för att skapa bra kommunikation, vare sig du är chef eller underordnad.

Det menar Anders Engquist, leg. psykolog och filosofie doktor i pedagogik. Han har gjort en egen undersökning bland mellanchefer och bett dem att svara på vad som utmärker en bra chef. 

– Den viktigaste egenskapen var chefens sätt att vara och att ta varje medarbetare på allvar genom att visa intresse. Att då och då prata med varje medarbetarna enskilt och inte bara i grupp framstod som viktigt. Först i andra hand kom konkret sakkunnighet, skicklighet och effektivitet. Sättet att vara ansågs alltså viktigare än sakkunskap och konkret skicklighet i arbetet. Men naturligtvis måste en bra chef även ha de senare egenskaperna för att få auktoritet, säger Anders Engquist.

3 enkla och effektiva råd för bra kommunikation

  • Undvik svepande personomdömen.
  • Håll dig till konkreta prestationer.
  • Be medarbetaren beskriva och förklara: ”Hur tänkte du när … ” . Undvik att säga: ”Varför gör du så här?”, eftersom det kan uppfattas som anklagande och väcka en vilja att försvara sig.

 

Gertrud Dahlberg
[email protected]

#enbrachef

Oavsett om du är chef eller medarbetare vill vi veta vad en bra chef är för dig. Du kanske har exempel på när en chef utmärkt sig eller lyft dig? Och du som själv är chef - vilken typ av ledare eftersträvar du att vara? Dela med dig i sociala medier under #enbrachef.

Lediga jobb
  • Läs även...

    Här är det enda som hjälper mot utbrändhet

    Möjlighet att bestämma över sitt eget arbete och socialt stöd är viktigt på en arbetsplats. Men inte nog för att förhindra utbrändhet. För det krävs sänkta krav i jobbet.

  • Läs även...

    Okunskap om hur mobbning ska hanteras

    100 000 människor mobbas på jobbet. Psykologen Stefan Blomberg menar att siffran skulle kunna minskas kraftigt om arbetsgivarna fick utbildning.

  • Läs även...

    Han tar över Svenskt Näringsliv

    Jan-Olof Jacke, vd för Astra Zeneca blir ny vd för Svenskt Näringsliv.
    – Det är en klok man som förstår vikten av bra dialog och det hoppas jag att han lyckas föra vidare hos Svenskt Näringsliv, säger Mikael Hansson, ordförande för Unionenklubben på Astra Zeneca i Mölndal

  • Läs även...

    Många tror sig älska jobbet

    Älskar du ditt jobb? Eller har du bara lyckats intala dig att du gör det, för att inte bryta mot den nuvarande samhällsnormen och riskera att ses som misslyckad? Så kan det faktiskt vara, enligt etnologen Magdalena Petersson McIntyres forskning.

  • Läs även...

    Två i veckan dör av mobbning

    Utfryst, ignorerad, trakasserad. Varje dag utsätts 100 000 människor för mobbning på sina arbetsplatser. Den grymma behandlingen ger mardrömmar, stress och depressioner – och leder i värsta fall till självmord.

  • Läs även...

    Ständiga omorganisationer sliter på medarbetarna

    7 av 10 tjänstemän har varit med om en omorganisation det senaste året. Målet brukar vara att bli effektivare och lönsammare. Men för personalen är förändringarna ofta slitsamma.

  • Läs även...

    Branscherna där man bråkar mest

    Det bråkas en del inom detaljhandeln. Men det gör man även inom grossist- och transportbranschen. Däremot är konflikterna färre inom fastighetsförvaltning, visar en ny undersökning.

  • Läs även...

    Avvikande anställda blir ofta utköpta

    Anställda som inte passar in utesluts ofta på olika sätt från sina arbetsplatser. Det visar en ny avhandling i företagsekonomi.

  • Läs även...

    Kollegas mest lästa 2018

    Har du inte hängt med ordentligt under det senaste året? Kollega har samlat sina mest lästa nyheter, reportage och tips om arbetslivet från 2018.

Nyhetsbrev

Prenumerera

Håll dig uppdaterad med färska nyheter från Kollega.