Annons
Annons
  • Förbered dig och låt referenstagningen ta tid. Illustration: Mia Nilsson

Rekrytering – Ta referenser på allvar

Publicerad 1 mars 2021, kl 13:44

En rekrytering avslutas ofta med att man tar referenser. Tyvärr hastar många chefer och rekryterare igenom detta. Det menar Anki Stafwerfeldt, som är expert på hur man minimerar riskerna vid en anställning.

Referenstagningen är en bedömningsmetod som går ut på att samla in information om den sökandes tidigare erfarenheter, beteende och kompetenser från tidigare arbetsgivare eller kollegor. Men eftersom referenstagningen oftast är det sista momentet i rekryteringsprocessen händer det ofta att den inte blir utförd på ett korrekt sätt.

– De flesta vill komma i mål så fort som möjligt och det är inte ovanligt att det samtalet blir alldeles för kort och oförberett.

Det säger Anki Stafwerfeldt, rekryterare och grundare av rekryteringsföretaget Home of Recruitment, som utbildar chefer och HR-anställda i konsten att rekrytera.

Anki Stafwerfeldt berättar att i slutskedet brukar hon ta referenser på max två slutkandidater. Hon menar att referenstagningen sällan brukar vara avgörande för rekryteringsprocessen i stort.

Magkänsla ger upphov till tolkningar och det ska man inte blanda in

– En väl utförd rekrytering är komplex där referenserna är en del i ett större pussel. De fungerar oftast som en bekräftelse på den information man fått sedan tidigare.

Visst har hon varit med om att referenstagningen har ändrat rekryteringens utfall, men det är ytterst sällan, säger hon.

På senare tid har digitala referenstagningar blivit allt vanligare. Det tycker Anki Stafwerfeldt är bra och poängterar att magkänsla inte hör hemma i en rekryteringsprocess.

– Magkänsla ger upphov till tolkningar och det ska man inte blanda in. Du som rekryterar ska förstå svaret, inte tolka det.

Men hur vet man att den referens som den sökande har angivit inte är ens privata vän eller har någon annan anledning till att överdriva den sökandes förmågor?

– Det kan man såklart inte veta, men den som ger referensen har ju också satt sitt namn på spel. Det är också därför det är viktigt att referenstagningen utförs noggrant och strukturerat.

 

10 framgångsfaktorer för referenstagning

1. Se på referenstagningen som en intervju. Den måste få ta sin tid, minst 30 minuter. Att ringa en referens i fem minuter och fråga: ”Visst är Erik bra?” gynnar ingen.

2. Arbeta strukturerat så att referenstagningen hela tiden hänger med kravprofilen. Förbered och ställ relevanta frågor och följdfrågor. Håll den röda tråden!

3. Prata med den sökande om hens referenser. Jag brukar rekommendera ungefär tre referenser från olika delar av den sökandes arbetsliv, till exempel en före detta chef eller en kollega. Ska en chef rekryteras försöker jag hitta någon som tidigare haft hen som chef.

4. Ställ liknande frågor till samtliga referenser. Om alla säger att Mia fungerar bra i grupp så stämmer det sannolikt – åtminstone då referenserna arbetade med henne.

5. Försök att ta referenser från personer inte alltför långt bak i tiden, max sju år.

6. Använd dig aldrig av bakvägsreferenser. Det vill säga kontakter till den sökande som du får utan att hen vet om det. Det blir aldrig bra. Glöm inte att du saknar bakgrundsinformation om hur arbetsrelationen fungerade. Bakvägsreferenser är oetiskt men förekommer tyvärr alltför ofta, speciellt i vissa branscher.

7. Om det under samtalets gång kommer fram att referensen även umgås med den sökande privat, försök att hitta en annan referens.

8. Använd sunt förnuft. Är den sökande väldigt ung faller det sig naturligt att hen inte har hunnit skaffa sig så många referenser.

9. Digital referenstagning är numera allt mer populärt. Forskning som docent Anders Sjöberg vid Stockholms universitet gjort för ett webbaserat verktygs räkning visar att träffsäkerheten blir bättre med digital referenstagning. En fördel är att referenten får mer betänketid.

10. Till sist. Glöm inte att en referens aldrig är en fullkomlig sanning! Det du får höra är referensens uppfattning för x antal år sedan, i ett annat sammanhang, med andra förutsättningar och med en annan chef än vad den sökande kommer att få framöver.

Källa: Anki Stafwerfeldt

 

3 chefer om att ta referenser

Har du någonsin överdrivit den arbetssökandes förmågor?

CAMILLA 45, IT-CHEF

– Oftast har den som bett mig att vara referens vetat att jag gillat hans eller hennes arbetsinsats. Och visst har det hänt att jag tryckt lite extra på de positiva egenskaperna. I ett fall sökte sig en före detta kollega bort från ett företag som även jag hade arbetat på och där jag inte trivdes. Jag visste vad hon gick igenom och tyckte att det inte skulle göra något om just det företaget blev av med en duktig medarbetare. Så då bredde jag på lite, måste jag nog erkänna.
 

Har det hänt att du har tackat nej till att vara referens?

CARL 51, OMRÅDESCHEF

– Nej, det har jag inte. Däremot har det hänt att den som frågat mig om att vara referens även varit en privat vän. Det har jag löst genom att vara öppen och berätta det för rekryteraren och för min före detta kollega. Jag har sagt: ”Jag är gärna din referens men jag måste berätta att vi även umgås privat.” Det har inte varit några större problem från något håll. Men det har hänt att rekryteraren sagt att de då föredrar att ta någon annan.

 

Vad anser du om referenstagning?

FREDRIK 33, AVDELNINGSCHEF

– Alla vet att det här med referenstagning är ganska ifrågasatt. Folk tar sina chefer och kollegor som även blivit ens privata vänner. Jag vet många som gör så och jag har själv gjort det. Man väljer ju inte referenser som inte talar gott om en, det förstår ju alla.

 

Text: Katarina Markiewicz

Lediga jobb
  • Läs även...

    Andreas gick från fackordförande till HR

    Lika mycket som han älskar att baka gillar Andreas Hjert att kämpa för att förbättra sina kollegors arbetsmiljö. Förr som fackordförande – men sedan i höstas som HR-koordinator.

  • Läs även...

    Så ska Northvolt locka 3000 till helt ny industri

    Northvolt ska anställa 3 000 till sin batterifabrik i Skellefteå. Katarina Borstedt är chef för rekryteringen och den som ska locka arbetskraft till en industri ingen har erfarenhet av.

  • Läs även...

    Chef med psykisk ohälsa

    Att visa sina svagheter inför medarbetarna kan stärka ledarskapet. Det menar Linnea Björnstam, chef på Finansförbundet, som tagit sig igenom både utmattning och depressioner – och valt att vara öppen med sin problematik.

  • Läs även...

    Debatt: ”Tveksamma tester vid rekrytering”

    När man använder personlighetstester vid rekrytering måste man välja ett test för ändamålet som står på fast grund i forskningen. Annars är risken stor att man gör en felaktig bedömning – med dyra felrekryteringar som följd, skriver HR-experterna Patrik Remann och Angelika Nordin.

  • Läs även...

    Chefen kan också må psykiskt dåligt

    Vågar du som chef berätta om dina egna upplevelser av utbrändhet och depression? Eller håller du det hemligt av oro för att du skulle framstå som svag?

  • Läs även...

    Debatt: Ta sexuella trakasserier på allvar

    Den som blir utsatt för sexuella trakasserier måste bli tagen på allvar och få stöd direkt. Men det är fortfarande tyst om ämnet och kunskapen är låg bland många arbetsgivare i dag, skriver Unionenmedlemmen Marcus Gustavsson.

  • Läs även...

    Ta hand om varandra

    Chefens ansvar och självledarskap är på tapeten när vi pratar om hur vi ska kunna må bra på jobbet, inte minst i dessa tuffa tider. Men här vill jag också påminna om hur viktig du kan vara i din roll som jobbarkompis.

  • Läs även...

    Chefen som bara anställer hundar

    Knarksmugglare och beväpnade bovar må ta sig i akt när hundföraren Maria Delin och hennes fyrbenta detektiver drar ut på uppdrag. Deckarteamet tillbringar både jobb och fritid tillsammans och drivs av ett stort rättspatos.  

  • Läs även...

    Apotea: Arbetsmiljön fortsatt tuff

    Apoteas arbetsmiljöproblem är långt ifrån lösta. Anställda vittnar om att ingen förbättring märkts av och att medlemmar känner sig svikna av Unionen.