Så röjer du upp i mejlträsket

Publicerad 27 november 2013, kl 13:54

Tycker du att inkorgen känns överväldigande och oöverskådlig? Med hjälp av några enkla knep kan du få ordning på ditt e-postande. Tidskriften Forbes har listat de tre vanligaste mejlmisstagen som sätter käppar i arbetshjulet.

Hur du använder ditt e-postkonto och vad du gör med dina mejl är kanske självklart för dig, men precis som med all annan kommunikation är det ofta personligt. Såväl ditt sätt att läsa, hantera och skicka mejl är ofta en blandning av gammal vana och preferenser. Vissa missar är vanligare än andra, här får du hjälp att lösa de mest frekventa.

Misstag 1: Spara alla mejl i inkorgen

De flesta av oss låter förmodligen all e-post vara kvar i inkorgen, utan att vare sig radera eller arkivera dem i olika filer. Du kanske inte tycker att det spelar någon roll om du lämnar kvar gamla onödiga mejl, men din hjärna håller inte med. Forskning från Princetons neurovetenskapliga institut visar att "en rörig och kaotisk omgivning gör det svårare att fokusera". Detsamma gäller för din virituella miljö, ju fler mejl du ser desto mer tid spenderar hjärnan åt att undermedvetet tänka på dem. Även de där onödiga mejlen som du inte ens läste.

I forskningsstudien föreslås att du genom att minska virrvarret i inkorgen blir mindre distraherad, mer produktiv och bättre på att ta in information. En anledning så god som någon att rensa lite bland dina 9 456 gamla mejl.

Lösning:

Använda bara inkorgen för nya mejl. Är du färdig med ett mejl så arkivera, registrera eller radera. Du kan alltid söka efter mejl du behöver senare. (Läs mer nedan om hur du arkiverar på bästa sätt).

Misstag 2: Radera mejl som borde arkiveras (och vice versa)

När du nu lärt dig att bara använda inkorgen för ny e-post, är frågan vad du ska göra med alla andra mejl?

Alternativen är a) radera eller b) arkivera i relevant mapp (eller med hjälp av etikett om du har ett Gmail-konto). Många gör misstaget att dra det ena eller andra alternativet ett steg för långt, genom att antingen radera eller behålla alla mejl. Men den gyllene medelvägen är att föredra. Att rensa bland e-posten gör det enklare att hitta mejl som du letar efter, men att bli allt för ivrig i utplånandet kan så klart leda till att du råkar slänga något viktigt.

Lösning:

När du läst ett mejl, ta ett par sekunder till att bestämma om du behöver ha tillgång till det framöver. Om svaret är nej - radera. Är svaret ja - arkivera.

Misstag 3: Använda inkorgen som en att-göra-lista

För dem som inte älskar att-göra-listor är det lätt hänt att inkorgen får sätta dagordningen. Visst kan det vara ett bra sätt för enklare e-mejlrelaterade göromål som att svara på en kollegas förfrågan om mötestid. Sådant har inte på en att-göra-lista att göra, utan bör snarare tas om hand så fort man får mejlet. Men för uppgifter som att "ta fram förslag till ny kund" eller "betala kontorshyra", är en traditionell att-göra-lista betydligt mer effektivt än att spara gamla mejl som påminnelser. En lista gör det enklare att prioritera och fokusera på vad du behöver göra just i dag. Inkorgen gör att din tid läggs i andra människors händer, för varje nytt mejl kommer ett nytt "att göra", vare sig du vill eller inte.

Lösning:

Gå igenom inkorgen och skriv upp varje görbart "att göra". Följ sedan lösningen på misstag nummer två: radera eller arkivera.

Kommentarer

Array

Array

Skriv din kommentar

Kommentering av denna sidan upphörde 2013-12-18. Det är inte längre möjligt att lämna kommentarer på den här sidan.

Lediga jobb
  • Läs även...

    Mugg och mellis i ett på framtidens kontor

    I framtiden kan arbetsgivarna spara in på fruktkorgarna på jobbet. Som anställd får du kanske hålla tillgodo med att äta engångsmuggen kaffet kommer i – den kan dock vara gjord av äppelskruttar och apelsinskal.

  • Läs även...

    Nio familjer om samhällets svek

    Ekonomiska bekymmer, social isolering, stopp i karriären och utbrändhet. Föräldrar till hemmasittande barn berättar om hur det är att vara mitt uppe i kampen för att försöka hitta en lösning på skolsituationen.

  • Läs även...

    ”Vi kände oss som dåliga föräldrar”

    Jakob slutade gå till skolan i årskurs fem. Tack vare förstående arbetsgivare och en klok pedagog lyckades sonen och föräldrarna ta sig igenom år av förtvivlan och frustration.

Nyhetsbrev

Prenumerera

Håll dig uppdaterad med färska nyheter från Kollega.