Klockan är nio och alla har tagit plats i mötesrummet. Men Karins stol gapar tom. Denna gång är det tydligen bilen som har krånglat. Nyss meddelade hon också att hon blir fem, tio minuter sen. Alla vet att det brukar bli mer, men eftersom det ändå inte är någon idé att sätta igång med något annat, sitter alla kvar och väntar.

En kvart senare kommer Karin in i rummet och ber som vanligt glatt om ursäkt. När någon ger en skämtsam gliring om vilken oförbätterlig tidsoptimist hon är skrattar Karin och så kan mötet äntligen börja.

Känner du igen dig? I så fall ­– i vilken roll? För när det handlar om tidsoptimister och hur vi hanterar dem på arbetsplatsen så spelar ofta alla med i ett slags teater, enligt ett inövat mönster, som bidrar till att problemet består.

Det menar Mattias Lundberg, psykolog och docent vid Umeå Universitet, som har skrivit en bok med råd om hur man hanterar arbetskamrater som av olika anledningar stjäl ens tid.

– När vi inte säger nej utan skämtar om och accepterar beteendet, ofta för att vi är konflikträdda, så är vi medskyldiga till att tidsoptimisten kan fortsätta att komma för sent, säger han.

Varför har då en del så svårt att vara vän med klockan och komma i tid?

Enligt psykologen Filip Arnberg, docent i klinisk psykologi vid Uppsala universitet, kan det bero på att man har svårt att jämka sin egen tidsuppfattning med linjär tid, klocktid. Alltså att ens inre klocka inte går i takt med den faktiska tiden. Sedan kan funktionshinder, som innebär större svårigheter med organisation och koncentration, exempelvis adhd, också bidra.

– De flesta tidsoptimister är sena på grund av att de prokrastinerar, skjuter upp saker. Och det verkar också finnas en ärftlig komponent i tendensen att göra det. Men det betyder inte att det är svårare att ändra sitt beteende, om man vill göra det, säger han.

Mattias Lundberg hävdar att det inte finns någon forskning som visar att tidsoptimism skulle vara ett personlighetsdrag. I stället handlar det om ett inlärt och invant beteende som man av någon anledning har lagt sig till med.

– Men även om beteendet är respektlöst och slarvigt är det inte något medvetet, som att tidsoptimisten skulle ställa klockan för sent bara för att jävlas. Därför ska man inte skuldbelägga eller göra sig av med de här människorna på jobbet. I stället behöver man ta itu med problemet och få till en förändring genom att köra med både morot och piska, vilket jag är säker på hjälper, i alla fall i längden, säger han.

Jo, vi hinner, vi hinner!

Då är det nödvändigt att både chefen och kollegorna slutar att vara konflikträdda och tydligt markerar mot beteendet, menar han.

– Om tidsoptimisten kommer in skrattandes och vi i stället för att skämta om det markerar att vi har börjat vårt möte så börjar personen att vackla, säger Mattias Lundberg.

– Man kan också ta till andra tricks för att sätta stopp för beteendet. Om man till exempel planererar en konferens och vet att tidsoptimisten älskar att hålla i underhållningen, ja då lägger man den punkten först på dagordningen så att hon eller han går miste om den chansen när den kommer för sent. Sådant ger incitament till att komma i tid nästa gång.

Någon specialist på tidsoptimism tycks inte finnas i Sverige. Däremot har det forskats rätt mycket om uppskjutarbeteende, prokrastinering. En av dem som studerat ämnet är Gerhard Andersson, psykolog och professor vid Linköpings universitet. Han tror att tidsoptimism i grunden handlar om att man har en orealistisk syn på vad man hinner med.

– Min egen erfarenhet av tidsoptimister är att de alltid är väldigt närvarande och engagerade i det de gör för stunden – och då inte lyckas slita sig från det i tillräckligt god tid för att hinna med, eller komma i tid till nästa sak de ska göra.

Och att vara engagerad i stunden kan ju vara positivt för arbetsgruppen, menar han.

– Dessutom är det bra att någon i gruppen är väldigt optimistisk och peppar de andra: ”Jo vi hinner, vi hinner!”

Man hamnar ju i centrum när man glider in lite senare

Gerhard Andersson påpekar att personligheten självklart också spelar in när det gäller tidsoptimism.

– Jag tror att ganska mycket är inlärt. Men den som är mer samvetsgrann och noggrann är nog mindre benägen att komma för sent. Vi är ju också mer eller mindre rädda för att misslyckas och att stöta oss med folk. Är man trygg i sig själv och inte är rädd för att stöta sig med folk så kanske man inte heller tycker det är hela världen om man kommer för sent.

En tänkbar anledning till beteendet skulle också kunna vara en önskan om att bli sedd.

– Även om tidsoptimisten inte själv är medveten om det skulle det kunna fylla den funktionen. Man hamnar ju i centrum när man glider in lite senare, säger några väl valda ord som förklaring till varför man är sen och alla ser glada ut och skämtar om det.

Det kan ta lång tid att ändra på ingrodda vanor

Men, påpekar Gerhard Andersson, att vara tidsoptimist för också med sig många negativa konsekvenser för tidsoptimisten själv – både i det sociala livet och i karriären. Vilket i sig borde varar ett incitament för att individen ska ändra på sitt beteende.

– Att kunna ta ansvar är viktigt i vårt samhälle. Den som tar ansvar tar också ansvar för sin tid, sköter sin almanacka och kommer i tid. Den som inte klarar att hålla tider ses som ansvarslös och kan bestraffas subtilt, som att den aldrig väljs till ledare på jobbet.

Filip Arnberg tycker att det är viktigt att ha förståelse för att det kan vara svårt att ändra på ett beteende.

– Naturligtvis kan man inte ändra på arbetsplatsen utifrån hur tidsoptimisten fungerar. Men det är ändå viktigt att vi alla är ödmjuka och förstår att även om tidsoptimisten verkligen försöker ändra på sina vanor så kan det vara mycket svårt och ta lång tid. Precis som det är för oss alla när det gäller ingrodda vanor.