• Även goda omorganisationer medför stress och ökar pressen på medarbetarna. Flera tjänstemän i Kollegas undersökning vittnar om minskad effektivitet och oklara beslutsvägar, och om att omorganisationer stjäl energi. Foto: Illustration: Valero Doval

Ständiga omorganisationer sliter på medarbetarna

Publicerad 18 januari 2018, kl 16:49

7 av 10 tjänstemän har varit med om en omorganisation det senaste året. Målet brukar vara att bli effektivare och lönsammare. Men för personalen är förändringarna ofta slitsamma.

Om ett företag har problem verkar lösningen vara given: omorganisera. Genom att ändra i strukturer hoppas ledningen att företaget ska hitta nya arbetssätt, få bättre lönsamhet, bli flexiblare eller slimmas.

Sju av tio tjänstemän i privat sektor har varit med om en omorganisation det senaste året, enligt den Novus-undersökning som Kollega låtit göra. Och en av tio har varit med om det fem gånger eller fler.

Men det är inte okomplicerat att genomföra en organisationsförändring. Undersökningen visar att åtta av tio tjänstemän har upplevt negativa konsekvenser av de omorganisationer de varit med om. Det handlar bland annat om att anställda säger upp sig, att arbetsbördan och stressen ökar och att arbetsgrupper splittras.

Johnny Hellgren är docent i arbets- och organisationspsykologi vid Stockholms universitet. Han säger att det går att genomföra omorganisationer på ett bra sätt, men att de ofta är slitsamma för personalen.

– Alla förändringar medför en osäkerhetskänsla. Vi gillar att ha kontroll, att känna lugn och trygghet. Därför är det väldigt viktigt att det som ledningen säger i en förändringsprocess är sant. Kommunikation och information är viktigt. Det handlar bland annat om att ge förändringen en logisk anledning, säger han.

Det gäller att tydligt informera om vad syftet med omorganisationen är

En omorganisation tar tid och kraft från personalen. Trots det förväntas de anställda producera lika mycket som de brukar, enligt Johnny Hellgren.

– Arbetet med organisationsförändringen läggs ovanpå det vanliga arbetet. Det är fortfarande ”business as usual” 40 timmar i veckan. Jag har aldrig hört talas om en organisation som har sagt att ”under förändringsarbetet producerar vi bara 60 procent av vad vi brukar”, utan det blir en extrapålaga. Men studier visar att effektiviteten under omorganisationen sjunker ganska ordentligt. En stor del av arbetstiden går åt till att diskutera och genomföra förändringen.

Hur någon upplever en omorganisation beror delvis på syftet med förändringen. Om målet är att säga upp delar av personalstyrkan är det nästan omöjligt att få medarbetarna att se positivt på den – oavsett om de personligen blir uppsagda eller inte.

– Vid negativa organisationsförändringar slår många människor på försvarsmekanismerna direkt. De känner sig hotade och upplever att det arbete de gjort inte längre är värt någonting. Man pratar om att det är viktigt med delaktighet, att medarbetarna ska förstå anledningen till nedskärningarna, men det är väldigt, väldigt svårt att få otrygga personer att se förändringen som något positivt. Personerna som inte sägs upp mår också dåligt och brottas med skuldkänslor.

Om syftet däremot är att förbättra organisationen är förutsättningarna ljusare. Nyckelorden är information, tydlighet och delaktighet. Det gäller att göra klart för medarbetarna vad syftet med omorganisationen är och att inte dölja information.

– När information saknas fyller vi i tomrummen själva. Ju mer företagsledningen håller på information, desto mer rykten skapar vi. Och ofta är ryktena värre än sanningen. Därför ska man även kommunicera negativa inslag i de förändringar som genomförs, säger Johnny Hellgren.

Den uppfattningen har även Stefan Szücs, docent i statsvetenskap vid Göteborgs universitet.

– Två faktorer är viktigast: delaktighet – att personalen tillåts vara med på olika sätt – och tydlighet. Om man vet vad som händer är det lättare att hantera förändringar. Ett sätt att främja delaktighet är att medarbetarna har samtal med chefen. Och då räcker det inte med APT-möten, det krävs enskilda samtal.

Kollegas Novusundersökning visar också att förändringarna ibland får positiva effekter. Det handlar till exempel om tydligare strukturer, bättre ledning och mindre osäkerhet. Samtidigt svarar nästan hälften att de antingen inte vet om omorganisationen haft några positiva effekter eller att förändringen inte haft några positiva effekter alls.

Borde man ibland helt enkelt låta bli att genomföra organisationsförändringar?
– Frågan är ju vad alternativet är. Motivet för förändringen är ju oftast att tjäna mer pengar eller att effektivisera. Ingen organisation kan stå helt still, men visst kan man fråga sig om alla förändringar är nödvändiga, säger Johnny Hellgren.

Läs mer: "Företaget bryr sig inte om arbetsmiljön"

Framgångsrik förändring

Företag som lyckas väl med omorganisationer har några saker gemensamt.

  • Information. Ledningen informerar hela tiden, väldigt mycket. Och ser till att det inte uppstår kunskapsluckor som människor själva fyller i.
  • Ärlighet. Ledningen är ärlig, även med det negativa. Människor har lättare att hantera negativa besked än osäkra besked.
  • Samarbete. Företaget tar gärna hjälp av företagshälsovård och fackliga organisationer.
  • Lojalitet. Chefen ser till att få med sig informella ledare, alltså medarbetare som andra lyssnar på.
  • Krav. Företaget inser att effektiviteten per automatik sjunker och sänker kraven på medarbetarna under förändringsprocessen.
  • Eftertanke. En klok företagsledning funderar över nödvändigheten. Det kanske inte är superviktigt med en förändring?
Niklas Hallstedt
Niklas Hallstedt
[email protected]
David Österberg
David Österberg
[email protected]
Lediga jobb
  • Läs även...

    Ohållbar situation på SVT

    Ändrade arbetsrutiner på SVT:s lokala nyhetsredaktioner har lett till ökad stress och en alltmer pressad arbetssituation. Nu kräver Unionen tillsammans med Journalistförbundet SJF att något ska göras innan problemet eskalerar och anställda drivs in i långa sjukskrivningar.

  • Läs även...

    Unionen: Ändra karensdagen

    Sju av tio jobbar trots att de är sjuka. Ofta på grund av stress och rädsla att inte hinna med arbetsuppgifterna. Men en annan viktig orsak är att många inte har råd med karensdagen. Unionen vill därför hitta alternativ till karensdagen.

  • Läs även...

    ”Mångfald ger bättre lönsamhet”

    Det är lönsamt för ett företag att arbeta med mångfald. Och det går att göra det utan att kartlägga personalens sexuella läggning.

  • Läs även...

    Champagnekork i ögat kan vara arbetsskada

    En champagneflaska exploderade och korken flög upp i ögat på en kabinanställd. Händelsen är anmäld till Arbetsmiljöverket och skyddsombudet vill se en utredning om vad som hände.

  • Läs även...

    Fyra av tio har bytt bort sin övertid

    Ungefär fyra av tio Unionenmedlemmar har bytt bort sin övertidsersättning mot extra semester. Det är dessa tidsbytare som jobbar mest övertid, men sammanlagt jobbade tjänstemännen i Sverige 1,5 miljoner timmar över varje vecka i fjol visar nya siffror.

  • Läs även...

    Stressade tjänstemän blir fler

    Sex av tio privatanställda tjänstemän upplever att jobbstressen har ökat det senaste året. Värst är det för kvinnorna av vilka nära sju av tio generellt känner sig stressade och nästan tre av tio inte heller hinner återhämta sig. Men stressen skiljer sig åt i olika delar av landet

Nyhetsbrev

Prenumerera

Håll dig uppdaterad med färska nyheter från Kollega.