Hoppa till huvudinnehåll
Arbetsmiljö

Coworking och hubbar på framtidens kontor

I spåren av pandemin blomstrar coworking-ytor, kreativa hubbar och lösningar för distansarbete. Är det traditionella kontoret på väg bort? Kollega har kollat i kristallkulan.
Anita Täpp Publicerad 27 januari 2021, kl 08:16
Klas Sjöberg
Det är väldigt värdefullt att man ständigt stöter ihop med någon i lokalen och lär sig nya saker om affärslivet, säger Simon Egelius, vd för bemanningsföretaget Recruitive. Klas Sjöberg

När Simon Egelius startade bemanningsföretaget Recruitive för några år sedan beslöt han att hyra en kontorsplats i en lokal för coworking i centrala Stockholm.

Han var övertygad om att det skulle gå bra för företaget och att behovet av kontorsplatser skulle öka. Samtidigt ville han inte ta den ekonomiska risk som hyran av en kontorslokal innebär, med en uppsägningstid på tre år. För kontorsplatsen i coworking-lokalen blev den i stället tre månader.

Annat som avgjorde hans beslut var att all kontorsutrustning och service ingick i hyran så att han helt kunde fokusera på kärnverksamheten. Viktigt var också att tanken med coworking är att man ska kunna mingla med medarbetarna på andra företag som finns på samma arbetsplats.

Läs mer: Sänkt lön vid distansarbete?

– För mig var det jättebra att komma in i den här miljön, eftersom jag var ensam i början. Då kändes det ändå som om jag hade fullt med kollegor runt mig, även om de inte var det. Det ger en känsla av tillhörighet och att man är del av ett större sammanhang, vilket är viktigt, säger Simon Egelius.

I dag har Simon Egelius 370 anställda. De flesta är konsulter som oftast är ute hos kunder eller jobbar hemifrån. Därför hyr han nu totalt 20 kontorsplatser i Stockholm och Göteborg. Dessutom hyr han också platser i Örebro, Västerås, Eskilstuna och Borås.

Han har funderat på att hyra kontorslokal, och räknat på det. Men han har ändå beslutat hålla fast vid coworking-modellen.

– Här har vi ju ett superschysst kontor i ett superbra läge till ett jättebra pris. Och eftersom vi har en slags delningsekonomi, då vi delar på toaletter, kopiatorrum och annat, så tjänar alla på det. Och att vi har tillgång till alla kontorsplatser i landet är också jättebra, säger Simon Egelius.

Han är inte ensam bland svenska företagare om att tänka i de här banorna. Att arbetsgivare väljer coworking-kontor framför traditionella kontor är en allt starkare trend – förstärkt av coronakrisens utmaningar.

Företrädare för två av landets största coworking-företag – Convendum och United Spaces – bekräftar den bilden. Båda upplevde en stor nedgång i början av pandemin, när kontrakt sades upp, för att sedan slutet av sommaren i stället få en stor mängd nya förfrågningar om medlemskap och kontorsplatser. Båda planerar nu att utvidga sin verksamhet.

Fler arbetsgivare kommer att våga låta medarbetarna själva välja var de jobbar

Convendum, som har ett 15-tal lokaler i Stockholms innerstad, funderar på att öppna nya coworking-anläggningar i stadens kranskommuner. Man har nämligen upptäckt att många medlemmar helst vill jobba i den lokal som ligger närmast hemmet. För att slippa pendla.

United Spaces, som har lokaler i Stockholm, Göteborg, Malmö och på Arlanda, kommer snart att starta på ytterligare platser runt om i Sverige och funderar även på huvudstadens kranskommuner.

– En fördel med oss är den korta uppsägningstiden, att man kan skala upp och ned med väldigt kort varsel, säger Yvonne Sörensen, vd på United Spaces.

– Men eftersom många sitter fast i fleråriga kontrakt hör nu även alltfler stora företag av sig och undrar om vi i stället vill ta hand om ett par våningsplan av deras lokal, för att etablera coworking där.

Yvonne Sörensen tror att när pandemin är över och företagen har kommit ur sina kontrakt kommer det att finnas ett ännu större intresse för deras lösning.

Coworking tycks locka alla sorters arbetsgivare. Exempelvis har klädkedjan H&M hyrt in sig hos United Spaces. I Convendums lokaler huserar ett par stora mäklarfirmor, liksom Scanias dotterbolag Lots.

Betyder denna utveckling att många fler av oss framöver kommer att arbeta i coworking-lokaler eller på andra mer okonventionella arbetsplatser?

Ja, vårt användande av kontoren kommer att förändras. Och följden av vårt nuvarande utbredda distansarbete blir att fler arbetsgivare kommer att satsa på aktivitetsbaserade kontor. Det förutspår Lena Lid Falkman, som forskar om ledarskap, organisation och kommunikation vid Handelshögskolan i Stockholm.

– Även om många undersökningar har visat att de flesta vill fortsätta jobba hemifrån så gäller det inte alla. Och de flesta längtar ändå efter sådant som att stå vid en whiteboard och jobba tillsammans, kunna småprata och bara springa förbi en kollega och kolla något ibland. Så kontoret kommer att fortsätta vara en viktig mötesplats, säger hon.

– Men jag tror också att fler arbetsgivare kommer att våga låta medarbetarna själva välja var de jobbar.

Om fler väljer att jobba hemifrån kommer företagen också att krympa kontorsytan och satsa på aktivitetsbaserade kontor, siar hon.

– Där är de flesta medarbetare kanske ett par dagar i veckan så att man också får till det här med samhörighet, problemlösning och kompetensöverföring, vilket är viktigt och kan vara svårt att få till online.

Men om det blir på det här sättet är det också viktigt att arbetsgivarens arbetsmiljöansvar vad gäller hemarbetet hänger med, påpekar Lena Lid Falkman.

– Det krävs också mycket av ledarskapet. Att man fokuserar på leverans och resultat liksom på hur medarbetarna mår, snarare än att man kontrollerar tiden de jobbar.

Det finns en fara i att chefer som inte litar på sina medarbetare kollar när de är inloggade och vad de jobbar med, anser hon.

– Det skulle vara förödande för alla om medarbetarna känner att arbetsgivarna inte litar på dem.

En trend på lite längre sikt skulle kunna vara att många kommer att jobba på ett aktivitetsbaserat kontor med utrymme för coworking, tror Lena Lid Falkman. Exempelvis är både Microsoft och Vasakronan, som var först med aktivitetsbaserade kontor i Sverige, på väg att flytta till nya aktivitetsbaserade lokaler, med inslag av coworking.

– Vasakronan ska sitta tillsammans med lite startup och high tech-företag för att få influenser från andra håll. Även Volvo Cars funderar på en liknande lösning, där man exempelvis hyr ut en del av sina ytor till Chalmers. Och jag tror det här kommer att gälla många olika slags företag framöver, säger Lena Lid Falkman.

Föreläsaren och experten Annicka Dickson, som länge har arbetat för att människan ska stå i fokus när aktivitetsbaserade kontor införs, tror också att det kommer bli många fler sådana efter pandemin.

Men hon höjer ett varningens finger. För att hjälpa arbetsgivare att införa väl genomtänkta sådana kontor lanserade hon nyligen sajten arbetsplatsenifokus.se, med målsättningen att alla kostnadsfritt ska kunna få oberoende information och råd och stöd i den processen.

– Man måste inse att aktivitetsbaserat ska vara verksamhetsanpassat, vilket bland annat betyder att medarbetarna behöver vara med i planeringen från början. Liksom att man exempelvis tar hjälp av ljus- och ljudexperter när man planerar inredningen. Det är något som arbetsgivarna behöver mer kunskap om, säger Annicka Dickson.

DE NYA KONTOREN

COWORKING

  • Medlemmarna delar på matsal, reception, lounge, möteslokaler och toaletter.
  • Man kan hyra mycket mindre yta än om man hyr en mer konventionell kontorslokal.

HUB

  • En mindre typ av coworking-yta där man kanske bara har en lounge och en del arbetsplatser, men inga egna kontor.

KONTORSHOTELL

  • Består endast av egna kontor där man oftast inte har några gemensamma ytor.
Arbetsmiljö

Civilsamhället: En av tre förväntas jobba helg och kväll

Fattigdom, svält och krig tar inga pauser. Men det måste anställda inom ideella organisationer och föreningar göra ibland. En utmaning för de fackklubbar som försöker styra upp engagemanget.
Lina Björk Publicerad 27 mars 2024, kl 06:03
När engagemang blir övertid. Anställda inom civilsamhället ser sitt jobb som meningsfullt och har ett stort engagemang. Men det skapar också gråzoner för när arbetsdagen är slut.
Foto: Shutterstock

De jobbar med katastrofer, olyckor och kriser. Unionen har 22 000 anställda inom civilsamhället. Många hittar sina drömjobb i organisationer som jobbar för demokrati och gemenskap. Men engagemanget har en baksida. Anställda som förväntas jobba kvällar och helger, många gånger gratis. Och en fritid som flyter ihop med arbetstiden. 

Shade Jalali
Foto: Camilla Svensk

– Det som utmärker anställda inom civilsamhället är engagemanget, de ser sitt jobb som meningsfullt. Men det skapar också gråzoner för när arbetsdagen tar slut. Man brinner för sina frågor, säger Shadé Jalali, utredare på Unionen, som skrivit en rapport om civilsamhället som arbetsplats. 

I den svarar hälften av de tillfrågade att de arbetar mer än sin avtalade arbetstid varje månad. En av tre förväntades dessutom jobba kväller och helger. Lika många har svårt att få tid för återhämtning. 

– Det skiljer sig lite beroende på organisationens storlek, ju större desto proffsigare. På mindre föreningar blir gråzonerna tydligare kring förväntningar att ställa upp utanför arbetstid. 

 

Ledarskap en utmaning 

Lönerna inom civilsamhället är generellt lägre än för andra tjänstemän inom privat sektor. En utmaning här är förväntningarna från allmänheten – tjänstemän med höga löner sticker i ögonen på bidragsgivare som vill se sina gåvor gå till andra saker än organisationens anställda. Samtidigt kan föreningar inte fungera utan anställda tjänstemän som arbetar med föreningens frågor. 

– Här handlar det om transparens, att visa hur pengar används och till vilka saker. Jobbet kanske är ett kall, men det måste också vara ett konkurrensmässigt jobb, som lockar de mest kompetenta medarbetarna, säger Shadé Jalali.

Efter stress och arbetsbelastning uppges chef och ledarskapsfrågor vara den största arbetsmiljöutmaningen i Unionens rapport. Det har flera orsaker. Var femte person i rapporten uppgav att deras närmaste chef var en förtroendevald. Alltså en person som många gånger väljs in i organisationen på grund av sitt engagemang i föreningens frågor, snarare än viljan att arbetsleda kanslipersonalen. Det skapar chefer som inte har koll på arbetsmiljölagstiftning eller arbetsrätt. 

– Ofta brinner cheferna lika mycket för jobbet som de anställda och då är det svårare att dra gränser. 

 

Oro för framtiden bland anställda

Unionen efterfrågar en professionalisering av sektorn, där det alltid finns anställningsavtal, att man följer arbetsrätten och arbetstidslagen. Att det finns en tydlig skiljelinje mellan betalt och ideellt arbete på alla arbetsplatser samt att de arbetsgivare som tar emot statliga medel för anställningar, som exempelvis lönebidrag, ska ha kollektivavtal. 

I årets rapport ställde Unionen en fråga om ekonomi och möjligheten att utföra de projekt man vill. I en politisk tid där mindre offentliga medel ges till civilsamhället blir fler organisationer beroende av enskilda bidragsgivare. Det har skapat en oro bland anställda. 

– Det har skett stora förändringar på kort tid och många anställda är oroliga över framtiden. Många organisationer vet inte om de kommer att finnas kvar om några år.