Allt började på en mässa i Kista. En av föreläsarna var Anna-Carin Alderin, representant för organisationen 4 Day Week Sverige, som skulle prata om kortare arbetstid.
– Vi gick på föreläsningen mest för att konstatera att kortare arbetstid inte var något för oss eftersom det är svårt i en bransch som bygger på timdebitering. Men efter föreläsningen gick vi därifrån med känslan att det skulle vara fullt genomförbart, säger Erica Wärmé Ekblom, grundare och chef på redovisningsbyrån Evolve Redovisning i Bålsta.
I samma veva letade 4 Day week Sverige efter företag till en forskningsstudie om effekterna av kortare arbetstid. Medarbetarna på de deltagande företagen skulle sänka sin arbetstid till 80 procent av ordinarie tid, men behålla 100 procent av lönen. Studien skulle bland annat ta reda på hur produktivitet och välmående påverkades av förändringen.
Evolve redovisning blev ett av de deltagande företagen efter att samtliga medarbetare gett sitt godkännande.
– För min del kände jag en stor nyfikenhet inför projektet. Det var spännande att se om det är möjligt att arbeta mer effektivt och få lika mycket gjort på kortare tid, säger Paulin Ramberg Cau, redovisningskonsult.
Hittade smartare sätt att jobba på
De började med en workshop för att tillsammans göra en genomlysning av arbetsplatsen.
– Hur arbetar vi här? Hur gör vi saker? Vad kan vi förbättra? Vad vill våra kunder ha av oss? Hur kan vi göra arbetet mer enhetligt? Det viktiga är att analysera verksamheten, att upptäcka var man ödslar tid på arbete som inte ger värde. Man kan inte bara plocka bort en dag och hoppas på det bästa, säger Erica Wärmé Eklblom.
Tillsammans bestämde de sig för att införa fokustid under förmiddagarna. De åtta medarbetarna sitter i öppet landskap på två våningar och då är det lätt att störa med småprat eller med en jobbfråga. Under fokustiden gällde koncentrerat arbete under tystnad.
De kom också överens om att inte öppna mejlen direkt på morgonen.
– Gör man det hamnar man lätt i att mejlen styr ens arbetsdag, i stället för att fokusera på det som man hade planerat att göra, säger Erica Wärmé Ekblom.
Möten skulle hållas efter lunch och hållas så korta som möjligt. Alla möten skulle ha en tydlig agenda och bara de som verkligen behövde vara med på mötet skulle kallas.
Fick mer gjort på kortare tid
Från den 1 januari förra året och sex månader framåt införde de fyradagarsvecka och jobbade måndag till torsdag. Efter ett par månader bemannade de kontoret med en medarbetare på fredagar, men gick till slut över till ett schema med rullande jour för fredagarna för att säkerställa att exempelvis brådskande mejl besvarades.
